El cambio en los procesos de negocio ha propiciado que los espacios de trabajo hayan ido evolucionando con el paso de los años. De las pequeñas oficinas de antaño se ha pasado a espacios abiertos, llenos de luz y más informales. Ha ocurrido lo mismo con los equipos de trabajo, ya que se ha evolucionado del papel y bolígrafo a las máquinas de escribir, ordenadores y dispositivos móviles. Pero, ¿cómo va a ser la oficina del futuro?
Más allá del espacio y de la tecnología, lo que determinará el lugar de trabajo será la forma en que los empleados utilizarán innovaciones como la inteligencia artificial, el IoT o las nuevas prácticas de gestión empresarial.
El equipo de expertos de masvoz analiza cuáles serán las claves sobre las que se regirán estas oficinas del futuro y desgrana las cuatro tendencias:
1. Cambios en el espacio de la oficina
Hoy las oficinas son espacios abiertos que favorecen la colaboración entre empleados, pero esto no siempre ha sido así. Anteriormente los escritorios largos y ordenados, los espacios de trabajo divididos o las filas interminables de cubículos formaban parte del entorno de trabajo de miles de personas.
Además de los espacios abiertos, muchas organizaciones han comenzado a aplicar el sistema organizativo de hotdesking, por el cual los escritorios y los lugares de trabajo son ocupados por los trabajadores indistintamente, sin que exista un puesto fijo. De hecho, los propios escritorios están cambiando, evolucionando a los escritorios móviles o de pie, e incluso a los que tienen forma de barra.
Este cambio también ha llegado a la decoración y a los equipos. El mobiliario refleja estas nuevas tendencias, optando por los espacios abiertos, los muebles de diseño y la funcionalidad. Además, se incorpora cada vez más tecnología, como las pantallas o pizarras digitales, que se conectan a los dispositivos de los trabajadores cuando es necesario, facilitando un entorno de trabajo más colaborativo incluso entre equipos que pueden estar separados por miles de kilómetros.
De hecho, gracias a la evolución de la tecnología, en los próximos años las oficinas se volverán más inteligentes, incorporando sensores de IoT que optimizarán la utilización de recursos como la calefacción o la iluminación. Esto podría repercutir positivamente en el ahorro de energía para las empresas, ayudándolas en el ahorro de costes o en sus programas de RSC, por ejemplo. Y es que, según una investigación de la Universidad de Harvard, las personas que trabajan en zonas limpias muestran puntuaciones dos veces más altas en funcionamiento cognitivo, la toma de decisiones, la creación de estrategias, la planificación y el uso de la información.
2. Combinación de las salas de reuniones y los espacios sociales
Las oficinas suelen tener dos tipos de áreas: los espacios informales, como la cocina o la cafetería, y los formales, como las salas de reuniones o los despachos. Hoy en día la línea que separa estas dos áreas está desapareciendo, y cada vez hay más espacios diseñados para fomentar la interacción entre los empleados, el intercambio de ideas o los trabajos colaborativos.
3. Implementación de nuevas tecnologías
Con la llegada de las nuevas tecnologías se han ido produciendo cambios en los equipos de trabajo de las empresas. Las organizaciones se han ido alejando de los típicos ordenadores de escritorio y están ofreciendo a los empleados diferentes opciones de comunicación, información y herramientas de productividad.
De hecho, algunos de los grandes cambios que veremos en un futuro próximo tendrán que ver con la informática de la oficina y otros servicios, que dependerán de nuevas herramientas como la voz y el reconocimiento facial. Además, los trabajadores utilizarán sistemas más inteligentes, que les permitirán acceder a información relevante de la empresa y aprender qué necesitan para realizar adecuadamente su trabajo. Este cambio requerirá de un serie de reconfiguraciones en los espacios laborales, así como de nuevos métodos basados en inteligencia artificial, como los chatbots, que abren a las empresas nuevas posibilidades de atención al cliente, como la agilidad en la respuesta y el ahorro de costes.
Por último, las fronteras entre lo virtual y lo físico comenzarán a difuminarse en el lugar del trabajo. Las tecnologías de realidad virtual y realidad aumentada, están produciendo cambios en la forma en la que se lleva a cabo la visualización de contenidos, el marketing o el diseño, entre otros aspectos. De hecho, un estudio estima que en 2020 la realidad virtual reducirá a la mitad, los costes en términos de capacitación corporativa; además estima que el 15% de todos los técnicos usarán la tecnología de realidad aumentada de alguna forma.
4. Evolución en la infraestructura y los servicios
El desarrollo que se ha venido produciendo en los espacios de trabajo ha necesitado de una infraestructura para apoyarlo. La evolución hacia las nuevas tecnologías como, por ejemplo el ordenador, produjo un profundo cambio, durante los años 80 y 90, en la forma en que las compañías manejaban los datos. La implementación de las arquitecturas de red permitía a las empresas almacenar y compartir información de manera más efectiva.
En estos últimos años esto ha vuelto a cambiar, ya que los servicios basados en la nube han eliminado las restricciones que vinculan la información a una ubicación concreta o dispositivo determinado. Ahora los datos pasan de un dispositivo a otro, con los únicos límites de los derechos de acceso y las medidas de seguridad.
El aumento de los servicios basados en la nube junto con un mayor número de herramientas de Business Intelligence y la proliferación de los asistentes inteligentes, impulsan la generación de información relevante para las organizaciones. Al mismo tiempo, las soluciones y aplicaciones que fomentan la colaboración modificarán la forma en la que se trabaja, pero sin que afecte al propio flujo de trabajo, ya sea en la propia oficina, desde casa o durante los desplazamientos.
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