Desde B+SAFE, empresa especializada en sistemas de fichaje biométrico y vía web, cabe destacar 5 cuestiones clave que hay que tener en cuenta ante una inspección sobre el registro de la jornada laboral:
- Periodicidad. La norma no fija la periodicidad con la que se debe entregar una copia a cada trabajador detallando la información sobre la jornada, salvo que el convenio colectivo o un acuerdo con los trabajadores diga lo contrario. Sin embargo, el empresario debe conservar una muestra o justificante de que se ha ido facilitando dichos documentos al trabajador, bien con una copia firmada por parte del empleado o a través de un correo personalizado.
- Disponibilidad. En cuanto al documento que incluye todos los registros, se obliga a garantizar su veracidad y que esté disponible “en cualquier momento” y en el mismo lugar de trabajo si lo solicita un inspector, los representantes de los trabajadores o cualquier miembro de la plantilla.
- Tiempos de descanso. Según el criterio técnico recogido en la normativa, es conveniente que el registro de la jornada incluya las “interrupciones o pausas” que realizan los trabajadores y que no se consideran tiempo de trabajo efectivo. Este registro ayudará a los inspectores a totalizar el número de horas reales trabajadas de cada trabajador.
- Privacidad. El sistema implantado tiene que respetar la normativa sobre protección de datos (LOPD), por lo que se deberá de informar al trabajador del método empleado, la finalidad y alcance de la medida implantada. El uso de funciones más sofisticadas como la geolocalización deben estar debidamente justificadas y argumentadas.
- Conservar los datos. La norma apunta que la empresa tendrá que guardar los registros de la jornada durante al menos cuatro años y tenerlos disponibles ante la inspección. En caso de llevar un registro en soporte papel, este se podrá digitalizar. Sin embargo, se recomienda utilizar un sistema que ayude a conservar la información en perfecto estado y que permita reducir los procesos.
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