Todas las empresas se enfrentan, sin excepción, al desafío presupuestario de la administración de informes de gastos desde sus departamentos financieros o de Recursos Humanos. Asegurar un seguimiento y control efectivo de los gastos profesionales incurridos por los empleados es parte de este reto, ¡y no es una tarea fácil! Para limitar este coste oculto y controlar mejor los gastos profesionales de una empresa, establecer controles internos y una política de gastos efectiva es un paso necesario para cualquier organización que cuente con colaboradores que realizan informes de gastos.
La importancia de controlar los informes de gastos corporativos
Un buen control interno es necesario para analizar tanto el proceso de gestión de los gastos corporativos como la identificación y corrección de cualquier anomalía, de cara a planificar acciones a largo plazo. Es más, un control riguroso permitirá detectar comportamientos no conformes y garantizar un mejor control del presupuesto.
La mayoría de las empresas implementan políticas y controles de gastos sobre los desembolsos de los empleados, sin embargo, garantizar que todos los interesados conocen las reglas y las respetan, es más difícil. En este sentido, una auditoría interna permite identificar las tendencias relacionadas con los gastos de los empleados y detectar las reglas de reembolso que no están siendo respetadas, a fin de poder focalizarse en ellas y fijar nuevas políticas que garanticen su cumplimiento.
Ciertamente, la auditoría es el primer paso para llevar a cabo un proceso de optimización continua de la gestión de notas de gastos. Gracias a este proceso, es posible limitar el riesgo de que se generen notas de gastos no conformes, evitando así, el tener que asumir los costes que pudieran derivar de una auditoría fiscal. Además, al detectarse anomalías y no-conformidades es posible establecer un procedimiento ágil para evitarlas a largo plazo.
Karim_Jouini, CEO Expensya.
Además de la auditoría y el control interno, otro paso clave es la implementación de una política de gastos rigurosa que permita que los empleados que efectúen gastos profesionales estén informados de las normas que la empresa maneja a este respecto, así como de las regulaciones vigentes.
Realizada correctamente, una política de gastos meticulosa y clara puede remediar situaciones incontrolables para las empresas, como los desembolsos no razonables a la vez que asegura un mejor control de los gastos profesionales. Del mismo modo, puede ayudar a que los costes por desplazamientos sean razonables, facilitar la planificación de viajes de negocios y alcanzar un mejor equilibrio de los gastos profesionales que a menudo representan importes significativos. Esta política permitirá a las compañías administrar sus gastos anticipadamente y mantener informados a los empleados sobre sus derechos y obligaciones. No obstante, es imprescindible evitar políticas excesivamente complejas que podrían derivar en otros problemas.
Pasos para limitar costes ocultos y evitar pérdidas
Además de establecer una política de costes clara y comprensible, en concordancia con la reglamentación actual y en la que prime la comunicación a dos niveles, a fin de que los managers sean conscientes del régimen de gastos y se encarguen de que sus equipos también lo sean, este proceso debe abogar por la no imposición de restricciones o límites innecesarios. Los empleados no deben sentirse controlados, es preferible que adopten un comportamiento responsable.
También, una organización de todos los campos por secciones o categorías, por ejemplo: desplazamientos nacionales o al extranjero, comidas de negocios, gastos de kilometraje o fecha límite para enviar informes de gastos, entre otras, facilitará, en gran medida, su entendimiento y, por ende, su cumplimiento.
Hacer cumplir la política de gastos a todos los empleados, independientemente de su puesto en la empresa, facilitará su acatamiento. ¡No debe haber excepciones!
Énfasis en la digitalización
Para simplificar este largo proceso, las empresas pueden optar por la implantación de una solución de gestión y automatización de notas de gastos que les permita automatizar todo el proceso, desde la entrada de datos hasta la contabilidad, limitando la intervención humana y eliminando las tareas más repetitivas.
Además de prescindir de la entrada manual y automatizar la creación de gastos, una solución de gestión de gastos inteligente permitirá configurar la política de gastos directamente a través de la aplicación para garantizar su cumplimiento. De este modo, cada vez que un usuario intente añadir un gasto no conforme, se podrá elegir entre bloquear dicha adición, mostrar un mensaje de alerta o limitar su reembolso.
En conclusión, una solución inteligente de gestión de gastos demuestra ser una forma efectiva de instalar un mejor control presupuestario y reducir costes innecesarios, ya que además de agilizar los procesos, permite identificar y limitar esos costes ocultos de manera fácil y rápida. Otro factor para tener en cuenta es su ROI; desde Expensya estimamos que la inversión en una solución de estas características puede ser recuperada en pocos meses.
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