Una firma electrónica, como concepto jurídico, es equivalente a una firma manuscrita
Vivimos en la era digital. Y, como es lógico, se están comenzando a integrar soluciones digitales en los sistemas organizativos de las empresas en términos de renovarse o morir. La digitalización ya no es una opción y numerosas empresas e instituciones han abandonado las grandes pilas de papeles. Se trata de una evolución lógica.
Una firma electrónica, como concepto jurídico, es equivalente a una firma manuscrita. Esto nos abre un horizonte de posibilidades muy amplio; tanto en las opciones de negocio de esta tecnología, como en lo referido a la transformación de los procesos de contratación y en la relación entre empresas y clientes, incluso dentro de las propias empresas.
Experiencia de cliente y empleado, eficiencia en costes, mayor celeridad en los procesos de contratación, agilidad y fluidez en la gestión, disposición inmediata de los documentos… cualquiera de estos beneficios es realizable a través de la implantación de la firma electrónica en la formalización de contratos.
Aplicación en los departamentos de Recursos Humanos de las empresas
Los beneficios que suponen estas soluciones son especialmente notables en los departamentos de recursos humanos de cualquier empresa, y esto está relacionado con el hecho de que la gestión documental es una parte inherente al día a día de estos departamentos. El volumen de documentos que manejan conlleva una gran inversión en tiempo y, en ocasiones, impide que los profesionales puedan dar respuesta a otras necesidades que aporten más valor a la empresa.
Los trabajadores de RRHH son responsables de cualquier cuestión referente a la relación laboral de un trabajador con la empresa. En los procesos de reclutamiento, por ejemplo, se firman los contratos, acuerdos de confidencialidad, entre otros documentos necesarios. Por otra parte, durante la relación laboral de los empleados con la empresa la firma de documentos no disminuye: se generan nóminas, aumentos salariares, extensiones de contrato, bajas, rescisiones de contrato….
¿Qué implica introducir una solución de firma electrónica? La reducción de los tiempos necesarios para estas operaciones y la mejora significativa en cuanto a organización, gestión y custodia de esta documentación. Además, simplificando las relaciones entre los trabajadores y la empresa al facilitar en gran medida las comunicaciones, así como los procesos que requieren de rúbrica de una o más personas.
Se evita la necesidad de que todos los involucrados estén en el mismo lugar. Los trámites se resuelven más rápido. Y al agilizar y acelerar los procesos de recruiting y onboarding, el personal de recursos humanos tiene más tiempo para dedicar a otro tipo de tareas como buscar nuevos talentos o gestionar eventos internos. La empresa en su conjunto se ve beneficiada.
Otra ventaja que se produce es un ahorro significativo del gasto en papel, y esta responsabilidad con el medio ambiente repercute en la imagen que proyecta la empresa, ya sea un candidato o una persona ajena.
La posibilidad de perder un documento se evita, contribuyendo a la seguridad de los mismos y su custodia en un soporte seguro. Además, la firma digital reduce el tiempo dedicado a la gestión gracias a la localización inmediata de la documentación generada.
Sin olvidar que muchos de los documentos que gestionan los departamentos de recursos humanos deben ser tratados con la máxima confidencialidad por incluir datos personales, y la digitalización contribuye a procesar sin riesgos toda esta documentación, controlando quién tiene permisos para acceder a la misma.
Aplicación en las Empresas de Trabajo Temporal
En estas empresas se realizan multitud de firmas a diario. Es lógico que muchas de ellas estén incorporando soluciones de firma electrónica. De hecho, ya contamos con ETTs digitales, es decir, que han digitalizado completamente el negocio, y que no sólo ofrecen candidatos a las empresas, sino que también gestionan la contratación mediante firma electrónica. Así, han conseguido optimizar los procesos de selección e ir por delante de su competencia.
Una solución de firma electrónica como la de Digitel TS además de las ventajas que hemos visto anteriormente, proporciona el máximo grado de seguridad jurídica. Son soluciones tecnológicas que garantizan los requisitos estipulados en la Ley, certificando la validez y carácter vinculante de los contratos realizados por las partes.
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