Mazars es una firma internacional, totalmente integrada con más de 40.400 empleados que ofrece soluciones flexibles y personalizadas en auditoría, consultoría, asesoramiento legal y fiscal y outsourcing en 91 países. En España, Mazars presta servicios a algunas de las principales entidades financieras, así como grandes grupos del sector de industria y servicios. Para poder satisfacer las necesidades de sus clientes, es fundamental ser capaces de ofrecer un servicio eficiente con las herramientas tecnológicas más adecuadas y seguras.
Con la llegada de su nuevo CIO, David Marcelino, Mazars España diseñó un plan para revisar la eficiencia de sus operaciones, centrándose particularmente en la forma en la que la tecnología facilitaba su trabajo. La firma detectó algunos puntos de mejora como, por ejemplo, la necesidad de trabajar de forma más colaborativa, evitando posibles silos que podían provocar ciertas ineficiencias, tanto internamente como en la relación con los clientes. David Marcelino estaba convencido de que era posible implementar una forma de trabajar más colaborativa y que, al mismo tiempo, pudiera contribuir a incrementar la productividad.
“Empecé, literalmente, tomando notas con papel y lápiz. Hablé con varias personas implicadas de nuestra firma para averiguar qué necesitaban para poder trabajar de la forma que querían y reducir tiempos innecesarios en tareas que no se correspondían con su verdadera labor. Esto me ayudó a identificar el camino correcto que debíamos tomar y, desde este punto, priorizamos los proyectos según las personas y desarrollamos una ruta clara para llevar a cabo el cambio”, comenta David Marcelino, CIO de Mazars en España. “Como resultado, elegimos centrarnos en cambiar flujos de trabajo que implicaran una reducción en el uso del correo electrónico, que mejoraran la productividad de los profesionales cuando interactuaban con los clientes y que minimizaran los riesgos de pérdida de datos”.
Mazars en España se comprometió a que la tecnología se convirtiera en algo totalmente integral y que pudiera contribuir al crecimiento de la firma. David trabajó conjuntamente con el departamento de recursos humanos para asegurarse de que las soluciones que planteaba estaban alineadas con la cultura de la empresa, y que todos sus integrantes las adoptarían.
“David nos explicó cómo, al contar con Dropbox Business, íbamos a lograr un trabajo más colaborativo y eficiente entre todos los profesionales de todas las oficinas”, comentan desde el departamento de RR.HH de la firma. Además, se creó un plan de formación para los profesionales y a la vez se les hizo partícipes desde el primer momento de lo que suponía este cambio para la firma. “Gracias a que empezamos pronto el proceso y a que destacamos el valor que obtendríamos con una adopción generalizada, pudimos observar que la adaptación fue rápida y que los profesionales más precursores apoyaban esta acción”.
Dropbox ha sido un componente fundamental de la solución que se ha implementado con el objetivo de ofrecer una infraestructura tecnológica que fomente la colaboración. Y esto, a su vez, ha provocado una mejora de la productividad dentro de la firma. Hoy en día, los más de 600 empleados de las 7 oficinas de Mazars España disponen de un espacio de trabajo digital y compartido para sus equipos. Desde él pueden crear, coordinarse y comunicarse en torno al contenido. Gracias a que todos los equipos utilizan Dropbox, la colaboración es muy elevada y los clientes, que ahora también pueden acceder a las carpetas compartidas, se benefician de poder obtener la información y los documentos que necesitan desde un solo enlace. Ya no hace falta esperar que finalmente se envíen correos o grandes transferencias de archivos para recibir la documentación necesaria. Con Dropbox, los equipos pueden colaborar en el contenido y en una gran variedad de tipos de archivo (Microsoft Office 365, Adobe Acrobat, entre otros).
“Compartir el contenido y colaborar desde diferentes sedes en un entorno seguro tiene un valor incalculable para el crecimiento de las empresas. Sabemos que sacamos lo mejor de la tecnología cuando nos capacita para que cada uno de nosotros pueda aportar su propio “know-how’ en un ambiente colaborativo. Estamos encantados de que Dropbox sea parte fundamental a la hora de hacer realidad todo esto en Mazars en España”, comenta Paulo Rodríguez, director de innovación de Dropbox EMEA.
“Dropbox, como Mazars, prioriza a las personas en el enfoque de su solución, que beneficia tanto a empleados como a las propias empresas”, dice David Marcelino, CIO de Mazars España. “Adoptar una estrategia TI orientada a las personas ha dado poder a gente que se sentía como si no tuviera voz en la empresa. La innovación está mejorando y la productividad también. Durante la pandemia, mientras operamos como una fuerza laboral distribuida con un modelo operativo híbrido, Dropbox ha ayudado a eliminar el desorden y la complejidad que estaban frenando a nuestro crecimiento”.
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