iformalia (Grupo Innopulse), compañía especializada en software para la gestión de la formación privada y bonificada/subvencionada, ha desarrollado la tecnología necesaria para poder firmar digitalmente los partes de asistencia a los cursos, recepción de materiales, entrega del diploma y gestión de incidencias. Ahora más que nunca, es imprescindible evitar todo contacto físico.
Ya a través del Art. 3 del Real Decreto (BOE: 4506 Resolución del SEPE por la que se establecen, en su ámbito de gestión, medidas extraordinarias para hacer frente al impacto del covid-19 en materia de formación profesional), se proporcionaba a las empresas la posibilidad de impartir formación presencial mediante Aulas Virtuales y se preveía para la vuelta de la formación presencial la firma de los partes de asistencia y la gestión de materiales y diplomas mediante varias alternativas (una de ellas la Firma Digital Biométrica). Pues bien, ahora que se está volviendo a la “nueva normalidad” (vuelta a la formación presencial), la Administración sigue apostando con más fuerza por la digitalización, evitando prácticas comunes del pasado.
Adiós a las hojas de firmas:
A través del Sistema de Firma electrónica (Digital) de iformalia, se podrá realizar el registro de la asistencia de los alumnos o asistentes a cursos, eventos y actividades, permitiendo controlar mediante la firma digital en un smartphone o tablet la asistencia real del participante en el evento, los recibís de materiales y diplomas, así como la realización de los cuestionarios de satisfacción, “desterrando la necesidad de tener que rellenar los documentos en papel de asistencia, o similares, una y otra vez entre varios alumnos con el mismo papel, bolígrafo, carpeta, etc…”, explica Diego Pérez, CEO de iformalia.
“En cuanto a los beneficios de la firma digital, señalaría la mayor eficiencia del proceso de registro de asistencia, eliminando la necesidad de contar con papel, su archivo y proceso de gestión (impresión de las hojas de firmas por adelantado con logotipos y modelo actualizado, cumplimentación, recogida y custodia cada día, etc.”, comenta Diego Pérez, CEO de iformalia. “Además, añade seguridad y garantías a la hora de justificar y certificar la formación presencial y la asistencia de los participantes en planes de formación bonificada o subvencionada, mediante la geolocalización del smartphone o tablet y del fechado automático en el momento de la firma. Sin olvidar que la actualización y adaptación ante cualquier cambio de normativa se hace de manera instantánea”.
Otros beneficios de la solución es que se tiene centralizada toda la información de asistencia y participación en una única aplicación, teniendo la posibilidad de generar informes y alertas ilimitados en tiempo real. En definitiva, realizar un seguimiento y gestión detallada del Plan Formativo.
Seguridad y trazabilidad:
De hecho, iformalia ha tenido especial cuidado en promover todo tipo de garantías y seguimiento de este acto que puede considerarse “jurídico”. El sistema vincula la firma del alumno, con el documento en cuestión, la geolocalización (por HTML5 y triangulación GSM y/o GPS) y la fecha y hora exactas, garantizando en el registro de la app y su copia en el servidor de gestión, de la información biométrica detallada de cada firma, según la norma ISO/IEC 29109-7 2011 y ISO/IEC 19794-7 2014. Se establece una vinculación biunívoca de los datos biométricos de la firma con el documento firmado, en fecha y lugar establecido.
La seguridad del proceso también está blindada, ofreciendo la trazabilidad de los logs y sacando un informe en PDF detallado de todas las firmas realizadas (que la inspección puede requerir e imprimir con un simple clic en el sistema).
Integración, desarrollo y compatibilidad con terceros
Esta funcionalidad (Firma biométrica y soluciones paperless) lleva mejorando y creciendo gracias a las distintas iniciativas de empresas y clientes que han desarrollado módulos o apps complementarias para dar respuesta a sus necesidades específicas, como la inclusión en el flujo de trabajo de sus ERP’s, adaptación a sus procesos de gestión documental, alarmas, sistemas anticopia, apps específicas de firma biométrica, opciones de seguridad de firma, identificación, etc. Todo ello gracias a que iformalia creó en 2018 una Low Code Application Platform para la reutilización de componentes y servicios en la creación de nuevas apps sin necesidad de amplios conocimientos de programación o del sistema iformalia.
Diego Pérez señala que “la solución iformalia, al tratarse de una LCDP, permite, además, la adaptación, evolución y especialización a las necesidades específicas identificadas por el cliente, para garantizar un desarrollo reducido en tiempo y costes. La implementación de APIs avanzadas y el entorno de configuración de microservicios y componentes, permite integrarse en modo consumo con terceras aplicaciones (LMS, HCM, Vídeo Conferencias) de manera sencilla, ampliando su capacidad de uso y convirtiendo a cientos de empresas en posibles desarrolladores y colaboradores de iformalia”.
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