El onboarding, o la integración de nuevos trabajadores en el equipo y en la cultura de la empresa, ha pasado de ser un proceso más o menos informal, en el que se asignaban responsabilidades de acompañamiento prácticamente a dedo y se contaba con la buena voluntad de los compañeros y superiores directos para integrar al nuevo trabajador, a convertirse en un procedimiento más estructurado, en el que los participantes tienen tareas específicas y los responsables pueden monitorizar el proceso para asegurarse de que se siguen todos los pasos establecidos. Para facilitar esta transición, existen distintas herramientas digitales que, además de automatizar las tareas y ahorrar tiempo, sirven para garantizar que el proceso se lleva a cabo correctamente.
La importancia de un proceso de onboarding correcto: objetivos y áreas implicadas
Hoy sabemos que el 90 % de los nuevos trabajadores decide si quedarse o no en la empresa durante sus 6 primeros meses en la misma, y un 30 % abandona la empresa después de tan solo 6 meses. Con un coste medio de 4000 € por contratación, la retención del talento tiene una importancia fundamental, y aquí es donde interviene el proceso de onboarding, ya que, si este ha sido bueno, los empleados tienen un 69 % más de posibilidades de permanecer en su nuevo puesto durante al menos 3 años, aunque esto también depende de si el proceso de selección ha sido correcto y de si la persona es adecuada para el puesto de trabajo.
Además, una incorporación correcta de los trabajadores tiene otra ventaja añadida, y es que se acelera la rampa de aprendizaje y, por tanto, el momento a partir del cual la productividad del trabajador llega a su máximo. De hecho, las empresas que cuentan con un excelente proceso de onboarding experimentan hasta un 54 % más de productividad por parte de los nuevos empleados. Teniendo en cuenta toda esta información, un proceso correcto de onboarding debería tener dos objetivos principales:
– Hacer que las nuevas contrataciones funcionen lo más rápido posible.
– Dar forma a las primeras impresiones críticas que los nuevos empleados tienen de la empresa.
Este proceso, que puede empezar ya de forma indirecta durante la selección y que suele durar entre dos meses y un año, tiene dos vertientes: una administrativa y otra de formación. La parte administrativa comprende todos los trámites burocráticos y los acuerdos, contratos o documentación que debe firmar el empleado, pero también el alta del mismo en los distintos sistemas de la empresa: accesos, contraseñas, entrega de herramientas como el ordenador o el teléfono móvil, etc. La formación puede dividirse a su vez en dos secciones: la formación común a todos los trabajadores sobre la cultura, las normas y las condiciones laborales de la empresa, y otra parte específica de cada departamento e, incluso, del puesto de trabajo.
Es muy importante que en el proceso de onboarding participen todas las personas implicadas, no solo el personal de Recursos Humanos, sino también los compañeros y supervisores, especialmente la persona que será directamente responsable del trabajador y que debe incorporarse como hiring manager en el proceso desde el momento en el que se crea la oferta de trabajo.
Herramientas digitales para el proceso de onboarding
Aunque con ventajas indudables de cara al rendimiento del trabajador y de la empresa, el procedimiento de onboarding y las múltiples tareas que conlleva tienen también un coste ineludible en términos de horas de trabajo del Departamento de Recursos Humanos y del resto de trabajadores implicados en el proyecto. Por este motivo, resulta imprescindible contar con las herramientas digitales apropiadas, que no solo facilitan el trabajo y ahorran tiempo, sino que, además, sirven para asegurar que se siguen todos los procedimientos y que no se omite ningún paso fundamental.
Estas herramientas pueden ser de varios tipos:
– Herramientas de planificación
La forma más básica de garantizar que se cumplen todas las etapas del proceso es con una lista de tareas, que puede ser algo tan sencillo como una hoja de cálculo compartida alojada en el servidor de la empresa o un sistema más sofisticado como los que se pueden encontrar en apps de planificación y gestión como Asana o Trello (que ofrece una plantilla específica para el proceso de onboarding). En cualquier caso, estas herramientas permiten asignar tareas y supervisores, de forma que es posible para estos últimos hacer un seguimiento del proceso y saber en todo momento en qué etapa del viaje del empleado se encuentra este.
– Herramientas especializadas
Hay plataformas específicas para onboarding, como Talmundo, Click Boarding o Chiefonboarding, que sirven para diseñar toda la experiencia de incorporación del nuevo empleado y para automatizar gran parte de las tareas relacionadas, creando workflows que mejoran la comunicación y aseguran que se siguen todos los pasos necesarios.
– Otras herramientas integradas en los sistemas de gestión de recursos humanos
Existen también herramientas de gestión de RR.HH, como Cornerstone, que integran módulos de selección, contratación y formación de los trabajadores que pueden aplicarse para diseñar un proceso de onboarding.
– Herramientas de firma electrónica
Las herramientas de firma electrónica como las que ofrece Signaturit son fundamentales para acelerar la parte administrativa del proceso de onboarding, ya que permiten recoger todas las firmas necesarias de forma que tengan validez jurídica, pero sin que se requiera la presencia física de los firmantes ni el envío de las distintas copias de los documentos.
– Learning Management Systems
Gracias a los sistemas de gestión del aprendizaje, pueden compartirse de forma electrónica todos los materiales de formación que el trabajador necesitará durante su incorporación: desde el manual del empleado, hasta guías del software y los sistemas de la empresa o vídeos formativos, que ofrecen una experiencia más personal sin robar tiempo a los encargados de la formación con sesiones individuales para cada nueva incorporación. Además de los HRMS que hemos visto anteriormente, y que incluyen módulos de formación, existen TalentLMS o eFront específicos para la formación dentro de la empresa.
– Chatbots
De la misma forma que han revolucionado los servicios de atención al cliente, los chatbots también han llegado al ámbito de los Recursos Humanos, donde pueden servir para facilitar la incorporación de los nuevos trabajadores y ayudarles a resolver las preguntas más frecuentes que surgen durante el proceso.
Ventajas de las herramientas de firma electrónica durante el proceso de onboarding
Como hemos visto, una parte importante del proceso de onboarding es la firma de todos los documentos necesarios. Además del contrato, existen también acuerdos de confidencialidad, documentos de GDPR y PRL, documentos de entrega de equipamiento y otros más en función de la empresa y del sector en que opera. De todos estos documentos deben realizarse dos o tres copias, todas ellas con las firmas originales de dos o más personas: una pesadilla de papeleo que las herramientas de firma electrónica simplifican, automatizando los procesos y liberando a los agentes de Recursos Humanos para dedicarse a otras tareas que aporten valor. Estas herramientas son especialmente importantes en el caso de que la empresa cuente con trabajadores remotos, lo que implica un intercambio de cartas certificadas, una demora en el proceso y muchas horas de trabajo invertidas en enviar documentos de un lado para otro. Además, otra ventaja muy importante de la firma electrónica es la completa digitalización de los documentos, lo que facilita su archivo y acceso y evita los riesgos vinculados a la conservación de copias físicas.
En resumen, el proceso de onboarding es vital para conseguir el engagement de los nuevos trabajadores, algo que redundará en su rendimiento y en su retención, permitiendo a la empresa rentabilizar el esfuerzo invertido en la selección e incorporación. Un onboarding beneficioso implica a trabajadores de varios departamentos y supone múltiples horas de trabajo. Existen herramientas digitales que pueden simplificar el proceso y garantizar que se siguen todos los pasos necesarios, ahorrando tiempo a las personas implicadas. Herramientas como la firma digital permiten automatizar y simplificar parte del proceso burocrático y, al mismo tiempo, añadir un nivel extra de eficacia y seguridad. Si quieres saber cómo podemos ayudarte con el proceso de onboarding de tu empresa, solicita la demo de Signaturit para Recursos Humanos.
Artículo escrito por Thalita Antonioli, directora de RR. HH. de Signaturit.
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