Durante todo el año 2020, el sector de las mutuas se ha encontrado en un entorno de altos picos de demanda, sobre todo derivados de la crisis del Coronavirus y de la respuesta del Gobierno frente a esta.
Y más aún en el caso de entidades que colaboran con la Seguridad Social y, por tanto, se dedican a tramitar accidentes de trabajo y todas las prestaciones relacionadas con el subsidio: cese de actividad de autónomos, bajas laborales, subsidios de riesgo con embarazo y lactancia, etc. Por otro lado, disponen de colectivos, tanto sanitarios para dar prestación de asistencia sanitaria, como colectivos de prevención, de mutualistas, etc. A fin de cuentas, todo lo que compone un servicio a las empresas para garantizar el concepto de “empresa saludable”.
Además de toda la compleja situación en que la Administración tuvo que hacerse cargo de un descomunal flujo de tramitaciones en el ámbito de trabajadores autónomos y PYMES, previamente en 2019, se emitieron una serie de decretos de forma continua y cambiante que han ocasionado una gran presión temporal. No olvidemos que se trata de empresas reguladas por distintas legislaciones y entre ellas, están sujetas a la ley de contratación del sector público y, por tanto, cualquier proyecto que se aborde, siempre se tiene que licitar mediante todos los procesos de licitación pública. Todo esto sin contar con el hecho de que muchos trabajadores han tenido que comenzar a teletrabajar de la noche a la mañana.
Y es aquí donde entra la tecnología, en esta caso en forma de RPA, que no es otra cosa que la automatización robótica de procesos, una tecnología de software fácil de usar para todo aquel que quiera automatizar tareas digitales. Con la RPA, los usuarios de software pueden crear robots de software o “bots” que pueden aprender, imitar y luego ejecutar procesos empresariales basados en reglas, descargando a los usuarios de aquellas tareas más repetitivas y reduciendo de forma importante los fallos y errores humanos.
En la actual situación, la RPA se ha convertido en un gran aliado para diferentes sectores pero sobre todo para el de las Mutuas, por su agilidad y su flexibilidad. Por ejemplo, frente a la necesidad de abordar una prestación CATA (Cese de Actividades de los Trabajadores Autónomos), la utilización de RPA para desarrollar determinadas partes de ese proceso, ha sido una ayuda insustituible para conseguir terminar esa gestión sin errores en el mínimo tiempo posible.
El primer paso para la aplicación del RPA
Sin duda lo primero que debemos hacer cuando queremos implantar un RPA es identificar los escenarios de aplicación y los nuevos roles que se necesitan para ello en la organización. La labor del robot es automatizar tareas y adaptarse a empresas de cualquier tamaño. Cuanto mayor sea la empresa, más volumen de trabajo tendrá, y podrá precisar de más robots de software en sus distintos departamentos.
Las mutuas tienen que dedicar mucho personal a realizar tareas rutinarias y repetitivas de manera mensual, semanal, o incluso diaria. Lo determinante es valorar si este tipo de actividades rutinarias, suponen una carga de tiempo y trabajo a empleados que podrían estar llevando a cabo tareas de mayor valor, mejorando otras áreas, como la de atención al cliente. Las tareas deben cumplir unos requisitos para ser automatizadas:
Ser manuales, repetitivas y requerir mucho tiempo de ejecución.
Estar basadas en reglas de negocio simples.
Una vez finalizada la prueba de concepto, el objetivo es desplegar los robots de software ya en procesos implantados dentro de la entidad, sobre todo para agilizar trámites, reducir el ciclo de vida del proceso y la carga de trabajo de los propios empleados que participan en él. También se busca fortalecer la seguridad en todas las gestiones, disminuir la realización de tareas, y poder realizar muchos más controles que mediante actividad humana no se podrían llevar a cabo. Al ejecutarse los robots RPA, se reducen plazos, errores y se solucionan “cuellos de botella”. Así, el trabajador solo tiene que resolver excepciones, completándose los procesos mediante la colaboración entre robot y humano.
En este punto, la hoja de ruta se vio muy afectada por la situación ocasionada por el Covid-19, que llevó a las empresas a incluir procesos nuevos a robotizar, derivados del paquete de medidas adoptado por el Gobierno. Estos son procesos muy estacionales pero que acompañan a procesos de pagos, solicitudes de gestión de pedidos, partes, y que permiten adaptarse a los mencionados picos de demanda.
Solamente durante el primer periodo de la pandemia, se tramitaron mediante RPA más de 100.000 expedientes de cese de actividad de trabajadores autónomos sobre los 800.000 de toda España en tiempo récord. Entre 2 y 3 semanas se desplegaron los robots de software para conseguir automatizar algunas de las tareas de este proceso, las más repetitivas y que no aportan valor a la empresa.
La RPA demuestra ser una tecnología de largo recorrido para las mutuas básicamente por 3 motivos:
1. Los sistemas de este tipo de compañías suelen estar ya muy digitalizados y estandarizados para poder abordar un proyecto de RPA.2. Los procesos requieren que un usuario interactúe con muchas aplicaciones dentro de su operativa diaria, tanto SAP como herramientas ofimáticas de Office 365.
Los procesos suelen incluir consulta masiva de datos en SAP y extracción de estos, envío de e-mails, extracción de e-mails en formato Excel… Todas las herramientas involucradas que a priori no tienen conexión entre sí, la RPA consigue que trabajen juntas de forma automática.
3. El software de RPA tiene una alta capacidad de adaptación a los picos de trabajo que ha sido muy importante durante este periodo de impacto causado por la Covid-19. En esta vorágine de subidas de demanda, la RPA ha sido una gran ayuda, convirtiéndose en un partner estratégico.
En definitiva, el RPA tiene flexibilidad y cuenta con capacidad de escalado que le permitirá satisfacer necesidades futuras. En este sentido, a medida que se incremente el número de afiliados, las mutuas se enfrentarán a diferentes retos como:
Administración de niveles de inventario.
Digitalización de archivos.
Optimización de las ejecuciones de pagos a los contingentes de baja.
Realización de pagos a terceros.
Pocas organizaciones incluyen en su plan estratégico la implantación de soluciones RPA, pero las que lo han hecho, han podido organizarse a medio y largo plazo, adelantándose al resto del mercado y a cualquier acontecimiento.
Artículo escrito por Pablo Carrascal, Consultor RPA en Techedge Group.

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