En marzo del ao pasado, y luego tambin en junio, compartimos algunos pensamientos sobre el trabajo desde casa y el confinamiento. Pero ha pasado ya bastante tiempo desde entonces, y justo un aos desde que nuestras oficinas de GFT Espaa permanecen cerradas.
La pandemia ha revolucionado la manera de trabajar: Nos ha cambiado la vida…pero nos tenemos que adaptar porque claramente el teletrabajo…no solamente es el trabajo del futuro sinoel futuro del trabajo.
Ahora es el momento de mirar hacia el futuro. An no estamos fuera de peligro, pero los ltimos desarrollos con las vacunas son prometedores. De una forma u otra tendremos que volver a la “nueva normalidad” y adaptarnos a “estas cosas que han venido para quedarse”. Como no somos grandes fans de estos eslganes, hemos bautizado nuestro proyecto como “Back to the future” (esperando que a Robert Zemeckis no le importe usar el nombre de su fantstica triloga). La razn es que s, volveremos, pero no a la normalidad ni nada de eso. Ha habido una interrupcin. Y sea lo que sea a lo que volvamos, ser el futuro.
Si la pandemia del Covid-19 nos ha mostrado algo es que PODEMOS trabajar en remoto. Ya lo sabamos, pero estos meses fueron la prueba final, por si alguien necesitaba una prueba. Obviamente, poder trabajar desde casa o no depende de un modelo de negocio concreto. En nuestro caso, hemos estado trabajando completamente desde casa durante 9 meses. Necesitamos quedarnos con las tiles y buenas prcticas, y aplicar lo que hemos aprendido en el futuro prximo.
Entonces, qu estamos haciendo en GFT Espaa? Cmo estamos enfrentando este proyecto de “regreso al futuro”?
Conciliacin entre vida laboral y vida privada
Empezamos nuestro proyecto de trabajo desde casa, WFH, como lo llamamos segn las siglas en ingles de Working form home, antes de la pandemia y algo tmidos, con 2 das por semana y un despliegue progresivo en toda la organizacin… y entonces lleg la pandemia y…fuimos capaces de De mover al 100% WFH toda la compaa en slo 1 da!
Pero la poltica que desarrollamos, obviamente no es suficiente para el futuro. Qu modelo de WFH preferirn los empleados de GFT despus de que se levanten las restricciones fsicas y haya una vacuna?
Hicimos lo mejor que pudimos. Les preguntamos, a todos en las 3 oficinas donde estamos comenzando nuestro proyecto Back to the future. Y Nos respondieron. Estos son los resultados:
Estos resultados significan que tendremos que adaptar nuestras polticas para incluir puntos de vista muy diferentes:
Trabajar desde casa es voluntario (segn la ley espaola, pero tambin porque hay un pequeo nmero de personas que, aman la oficina!).
El nmero de das que los encuestados quiere hacer WFH vara… pero la media es que quieren trabajar desde casa 3,5 das a la semana.
Los encuestados afirman que quieren ir a la oficina para, preferentemente, encontrarse con el equipo. Para colaborar.
Los empleados necesitarn una buena infraestructura para WFH (laptop, teclado, ratn, auriculares, herramientas de colaboracin, VPN, etc.)
Los empleados tendrn ms gastos en casa (silla, instalacin de la oficina en casa, suministros para casa). Pero por otro lado,tambin tendrn ahorros (costes y tiempo de viaje a la oficina, gastos para comer fuera de casa) y mejorarn su conciliacin entre la vida laboral y personal. Los beneficios tendrn que ser adaptados siguiendo las regulaciones locales y ms importante: el sentido comn. En un artculo le que Facebook buscaba pagar los suministros para el hogar dependiendo del coste de la ciudad en la que se vive… implementar algo as hace que mi cabeza explote. Lo que sea que hagamos tiene que ser JUSTO y SENCILLO.
“Apostamos por crear una cultura de familia amigable (que integre o acerque la familia al lugar de trabajo):la empresa, y viceversa, que consiga que, la organizacin, como tal, contemple la vida personal y familiar de sus trabajadores como un factor positivo e integrante de dicha organizacin”.
Nuevos espacios. Instalaciones. Suministros.
Segn la encuesta anterior, las empresas tendrn ms profesionales trabajando desde casa. O al menos nuestra empresa. Entonces, no necesitaremos la misma cantidad ni tipo de espacios.
Las nuevas oficinas sern lugares de encuentro y socializacin y estarn orientadas a actividades, no tanto a “un escritorio para trabajar”. Esto significa que necesitamos menos escritorios y ms espacios de colaboracin.
Cambio de paradigma. Propiedad (mi escritorio!) vs. compartir el escritorio. En el pasado tenamos el concepto deliberacin(libera tu plaza de parking si no vas a usarla). Ahora necesitaremos reservar un escritorio y una plaza de parking el da que queramos ir a trabajar a la oficina. Se necesitarn herramientas para esto. Y hay un montn en el mercado actualmente.
Incluso en la situacin estable (cuando haya una vacuna) despus de la pandemia, nos relajaremos menos con el comportamiento sanitario y requeriremos protocolos de higiene ms estrictos.
Algunos elementos no se compartirn: se necesitarn taquillas personales para guardar esos elementos (teclados, ratn, auriculares…).
La distancia puede ser un requisito para los diseos de las oficinas.
La limpieza de la oficina ser ms exhaustiva y ms frecuente (antivirus).
Las mscaras y el gel desinfectante de manos sern suministros estndar en las oficinas. Con suerte en Europa empezaremos a comportarnos ms como en Asia (si tienes un resfriado qudate en casa / usa una mscara!)
Personas. Talento
La disponibilidad de talento profesional ha cambiado drsticamente. Si se puede trabajar desde casa…. se puede trabajar desde provincias o reas donde las empresas no tienen presencia. Esto crea una gran oportunidad y, al mismo tiempo, una gran amenaza.
Las empresas pueden contratar profesionales para trabajar “principalmente” en remoto. Esta nueva situacin requiere la actualizacin y adaptacin de los contratos y polticas.
Elon-boadingde los nuevos empleados se har de forma virtual. Tenemos que redefinir la forma en que entregamos los activos (con seguridad, con garanta). El proceso de incorporacin en algunos casos ser remoto: cmo hacerlos efectivos?
La cultura. Equipo.
Mientras evolucionamos hacia un trabajo ms en remoto, tendremos que prestar atencin a las relaciones humanas, que eran ms evidentes y ms fciles cuando estbamos conectados fsicamente.
La cultura y los valores corporativos se deben plantear de otra manera. Ms all de la comunicacin… Cmo podemos hacer que la gente “viva” los valores corporativos? Hay algo que ya hemos hecho este ao: nuestra campaa anual de premios de valores corporativos es ahora totalmente virtual. Y por primera vez, los embajadores de valores actuales animaron a toda la compaa a votar a los nuevos embajadores en una serie de vdeos. Pero es esto suficiente? Qu hay del escenario a largo plazo?
Gestin de equipo y trabajo en colaboracin. Como se ha comentado en otros artculos, se necesitan herramientas. Pero, cmo utilizamos eficazmente estas herramientas? Cmo pasamos a un trabajo ms “orientado a objetivos”? Cmo manejamos efectivamente los equipos distribuidos en la nueva realidad? Ya tenemos mucha experiencia con Office 365, equipos giles… pero queremos asegurarnos de que todas las mejores prcticas sean utilizadas por toda la empresa, incluyendo los departamentos corporativos.
Comunicacin. Hemos evolucionado mucho en comunicacin (eventos trimestrales en vivo de la compaa, newsletters mensuales, encuestas recurrentes, pginas en la herramienta Confluence orientadas a equipos…). La comunicacin es un tema vivo que debe adaptarse continuamente.
“Se ha demostrado que las empresas con una misin y visin claramente comunicadas, ampliamente entendidas y compartidas colectivamentefuncionan mejor que aqullas que carecen de las mismas.Si bien, es preciso puntualizar que se relacionan con la efectividad slo cuando la estrategia y las metas y objetivos se alinean con ellas tambin.
Legal. Cumplimiento de normativas.
El trabajo en remoto desafa los requisitos de cumplimiento normativo. Debido a nuestro anterior proyecto de WFH, tenemos experiencia y sabemos cmo gestionarlo. Pero esto debe tomarse MUY en serio, no como un trabajo meramente administrativo, sino como una funcin clave que puede ser un diferenciador de negocio en algunos casos. Esta nueva realidad tendr que cumplir tanto con los requisitos existentes (tal vez de manera diferente) como con las nuevas situaciones que aparezcan (reaccin rpida).
La seguridad de la informacin (por ejemplo, las configuraciones del wifi domstico y del router S deben ser compatibles para evitar los agujeros de seguridad). Invertir en IT y seguridad.
Alineacin de las polticas de trabajo en remoto y de las leyes. Como se ha explicado antes: cmo hacer frente a los costes de WFH (y los beneficios de WFH) es algo que est contemplado en las leyes espaolas desde octubre de 2020.
El derecho de los empleados a la desconexin digital. Con la extensin del trabajo desde casa, la lnea entre la vida personal y la vida laboral se est desdibujando. Necesitamos definir polticas y procedimientos para mantener a salvo la vida personal.
Cliente. Cumplimiento de las normativas de los clientes.
No es que los clientes sean los ltimos. Ni mucho menos. Pero si trabajas para una empresa de producto, el cliente no tiene por qu estar involucrado en nada de lo anterior. Pero si trabajas en una empresa de servicios… es mejor que los involucres en tu proyecto “Back to the future”. Las polticas de WFH deben acordarse con tus clientes. Esto significa que los clientes necesitan creer en el WFH:
Creer que las personas en remoto son al menos tan -si no ms- productivas trabajando desde casa (tiempo de viaje, conciliacin entre vida laboral y personal- equipos felices significa cliente feliz).
Las normativas de los clientes y los requisitos de seguridad deben cumplirse tanto trabajando desde casa como desde la oficina (VPN y otras tcnicas de seguridad de la informacin).
Estamos entusiasmados con este proyecto y el impacto que tendr en nuestra futura forma de trabajar. Empezamos con #workingfromhome y posteriormente incluimos un #horarioflexible. Ahora, #Backtothefuture y los proyectos #digitalfirstvan a colocar a GFT en una posicin de liderazgo en el futuro prximo.
El futuro… no estoy seguro de que estis preparados para eso todava. Pero a vuestros hijos les va a encantar.
Y mientras tanto,cuidaos mucho.
